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职场笔记:善用“云”和标签化来管理资料

时间:2020年03月19日 作者: 来源: 督导的建议

昨天儿子在家用我的电脑上网课。不一会,钱柜幸运注单:我隐隐约约听到抽泣的声音从他的房间里传了出来。我闻声走了进去,只见他焦急地看着电脑屏幕,不知所措,泪水趟满了面颊。

“这是怎么了,你怎么还哭上了呢?”我问道。

“爸爸,我不小心按了键盘,结果,电脑就变成这样了...”儿子一边哭泣一边说。

我走近一看,原来是儿子不小心了点错了桌面上的指示键盘,电脑启动不了了。

“爸爸,我把你电脑上的资料弄没了,我也没法上课了”儿子继续解释到。原来是害怕我知道后训他,所以才躲在这里着急地哭泣的。

“哦,原来这样呀,来先擦干泪,看爸爸怎么给你找回来。”

电脑死机

一、把“资料上传到云“养成一种习惯

我是从百度云上找回了我全部的资料。有一年,我写一本小说,当写到10万字的时候电脑突然死机,资料全无。自从那时起,我就学会在“D盘”、“E盘”上备份资料,再后来就选择了定期在云盘上存储重要的信息和资料,并一直坚持到现在。

犹如大厨手中的炒勺,医生手中的手术刀,资料就是我们在职场中的“枪支和弹药”。

另外,云服务的好处在于多端的互动性,你在电脑上编辑一个东西放在手机上可以继续编辑,这其实使得我们可以随时随地调取和查看各类重要资料。

习惯成自然

二、将资料标签化

当资料少的时候,我们可以保持在“DE”盘,但当资料越来越多的时候,就得给资料“搬个新家”。

这个“新家”的“楼层布局”你的熟悉,搜索功能要好;“楼层”(标签层级)不要超过4,一层标签不要超过3个,二层标签不要超过10个,三层、四层标签以个人工作实际情况进行细分设定。

比如我的一级标签中,1个是工作,1个是兴趣,另一个是历年备忘录。

云端管理

三、怎样给资料打标签

1、基础信息类标签

一般包含年月日、事件、人物这些都是资料的基本属性,让人一目了然。

2、工作操作类标签

这类标签以每个人工作的操作行为为依据,包括计划、表格、图片、视频、PPT、文档等,这些标签都依附于基础信息之下,为子目录或孙目录。

3、明细标签

这类标签就是该资料的具体说明。比如“2018年年会视频(15)”中“2018年”就是基础信息类标签;“相片”就是工作操作类标签;“年会”、“15”就是明细标签。需要指出的是每个人的工作操作方式不尽相同,所以我所用的资料归类方法只是归类法其中之一,并不是唯一。

每当有新的资料产生的时候,就要先进行归类,按照类别给不同的资料打上标签,由于云端的资料标签和现有的是一致的,所以,上传资料到云端是件非常容易的事情。

来源:

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